Sistema de inventario perpetuo: definición, uso y ventajas

El inventario perpetuo es un método de contabilización del inventario que registra la venta o compra de inventario de forma inmediata mediante el uso de sistemas informáticos de punto de venta y software de gestión de activos empresariales. El inventario permanente proporciona una vista muy detallada de los cambios en el inventario con informes inmediatos de la cantidad de inventario en stock y refleja con precisión el nivel de bienes disponibles. Dentro de este sistema, una empresa no hace ningún esfuerzo por mantener registros detallados de inventario de los productos disponibles; más bien, las compras de bienes se registran como débito en la base de datos de inventario. Efectivamente, el costo de los bienes vendidos incluye elementos tales como mano de obra directa y costos de materiales y costos indirectos directos de fábrica.

Un sistema de inventario perpetuo se distingue de un sistema de inventario periódico, un método en el que una empresa mantiene registros de su inventario mediante recuentos físicos programados regularmente.

Sistema de Inventario Perpetuo

¿Qué es el Sistema de Inventario Perpetuo?

El sistema de inventario perpetuo implica el seguimiento y la actualización de los registros de inventario después de cada transacción de bienes recibidos o vendidos mediante el uso de tecnología. En los sistemas de inventario perpetuo, la venta de un artículo de existencias aumenta el costo de los bienes vendidos (COGS) y también se actualiza en los registros contables para garantizar que la cantidad de bienes en una tienda o almacenada se refleje con precisión en la cuenta de inventario.

El sistema de inventario perpetuo es un sistema más robusto que el sistema de inventario periódico , que es donde una empresa lleva a cabo auditorías periódicas de las existencias para actualizar la información del inventario. Estas auditorías incluyen conteos regulares de inventario físico de manera programada y periódica. La principal diferencia entre los sistemas de inventario perpetuo y periódico es que el primero tiene un sistema que actualiza la información del inventario en tiempo real, mientras que el segundo usa un proceso más manual.

Uso de un sistema de inventario permanente

Los sistemas de inventario perpetuo en el pasado no se usaban ampliamente, ya que era difícil registrar y procesar grandes cantidades de datos de manera rápida y precisa.

Sin embargo, en los últimos años, la capacidad tecnológica ha aumentado y ha mejorado las prácticas comerciales y contables , los sistemas de seguimiento de inventario ahora se pueden administrar mediante el uso de computadoras y escáneres , el seguimiento de inventario permanente se ha vuelto menos oneroso.

Sistemas de inventario perpetuo versus periódico

La mayoría de las pequeñas y medianas empresas utilizan el sistema de inventario periódico, que implica auditorías de inventario programadas a lo largo de cada año. En la mayoría de los casos, los recuentos de inventario periódicos se realizan varias veces al año o incluso al final de cada mes.

El problema principal que enfrentan las empresas con el sistema de inventario periódico es el hecho de que la información del inventario no está actualizada y puede ser poco confiable. . Esto significa que los gerentes no tienen pronósticos de demanda o niveles de inventario precisos para garantizar que no ocurran desabastecimientos.

Los inventarios perpetuos son la solución a este problema, ya que brindan información precisa y actualizada sobre los niveles de inventario, COGS, que les permite verificar las discrepancias en tiempo real.

Cómo utilizar un sistema de inventario perpetuo para su negocio de comercio electrónico

El inventario es el elemento vital de su negocio. Necesita suficiente inventario en stock para mantenerse al día con la demanda de los clientes, pero no demasiado para pagar de más por los costos de almacenamiento. Ahí es donde entra en juego un sistema de inventario.

El sistema de inventario perpetuo es una forma confiable de realizar un seguimiento del inventario en tiempo real. Siga leyendo para saber qué es un sistema de inventario perpetuo y cómo funciona.

Cómo utilizar un sistema de inventario perpetuo para su negocio de comercio electrónico

¿Cómo funciona el sistema de inventario perpetuo?

Un sistema de inventario perpetuo funciona actualizando los recuentos de inventario continuamente a medida que se compran y venden los bienes. Este método de contabilidad de inventario proporciona una forma más precisa y eficiente de contabilizar el inventario que un sistema de inventario periódico . A continuación, se ofrece una descripción general paso a paso de cómo funciona este tipo de sistema de inventario.

Paso 1: el sistema de punto de venta actualiza los niveles de inventario

Siempre que se vende un producto, el sistema de gestión de inventario adjunto al sistema POS (punto de venta) aplica inmediatamente el débito al inventario principal en todos los canales de venta. Los escáneres de códigos de barras o RFID (identificación por radiofrecuencia) hacen que este proceso sea rápido y fácil.

Paso 2: el costo de los bienes vendidos se actualiza automáticamente

Siempre que se vende o se recibe un producto, se vuelve a calcular el costo de los bienes vendidos (COGS).

Paso 3: los puntos de reorden se ajustan con frecuencia

Basado en datos históricos, un sistema de inventario permanente actualizará automáticamente los puntos de reorden a medida que las ventas aumenten o disminuyan para mantener un nivel óptimo de inventario en todo momento.

Paso 4: las órdenes de compra se generan automáticamente

Siempre que un artículo o SKU llega a su punto de reorden, el sistema genera una nueva orden de compra y la envía a su proveedor sin intervención humana.

Paso 5: los productos recibidos se escanean en el inventario

Cuando el inventario se envía a su almacén, un empleado del almacén escaneará el producto utilizando un software de administración de almacén (WMS), para que aparezcan en su panel de administración de inventario y lo pongan a disposición para su compra en todos los canales de venta o en algunos de ellos.

¿Cuáles son las ventajas de un sistema de inventario perpetuo?

Un sistema de inventario perpetuo tiene muchas ventajas para las empresas de comercio electrónico de todos los tamaños. No solo ayuda a rastrear los datos de inventario en tiempo real, sino que también ayuda a eliminar los costos laborales y los errores humanos. Veamos por qué las empresas de comercio electrónico eligen utilizar un sistema de inventario perpetuo.

Registra datos en tiempo real

Un sistema perpetuo registra las actualizaciones y los movimientos del inventario a medida que ocurren. Esto significa que puede confiar en que sus recuentos de inventario serán precisos en todo momento.

Proporciona un rastro de papel detallado

Un sistema de inventario perpetuo rastrea los movimientos de inventario y las interacciones a lo largo de su cadena de suministro de comercio electrónico . Estos datos le brindarán más información sobre los cuellos de botella en sus procedimientos, para que encuentre formas de optimizar su cadena de suministro .

Disminuye los costos de gestión de inventario.

Con actualizaciones en tiempo real, se controlan y minimizan los costos de mantenimiento de inventario y las reposiciones de inventario . Dado que los sistemas de inventario perpetuo automatizan muchos procesos que serían manuales, pueden ahorrar en costos laborales.

Calcula el saldo de inventario de fin de año

Dado que un sistema de inventario perpetuo contabiliza el inventario de forma continua, el saldo de inventario de fin de año se calcula instantáneamente cuando finaliza el año. Esto ayuda a asegurarse de tener números de inventario precisos sobre los que informar con fines contables.

Las previsiones exigen una mayor precisión

Un sistema de inventario en tiempo real simplifica la previsión de la demanda . Los datos históricos de inventario y ventas se pueden utilizar para predecir los ciclos de ventas futuros y garantizar que tenga una cantidad óptima de inventario durante los diferentes momentos de la temporada, como las vacaciones.

Cómo optimizar sus procesos de gestión de inventario

La elección de un sistema de inventario permanente en lugar de uno que es manual y requiere mucho tiempo es el primer paso para administrar el inventario. Pero también necesita la tecnología y los socios adecuados para optimizar sus sistemas y procesos de seguimiento de inventario .

El cumplimiento de pedidos no se puede realizar correctamente sin el proceso de gestión de inventario adecuado. La logística de terceros (3PL) permite a los comerciantes subcontratar el cumplimiento , incluido el almacenamiento, la gestión de inventario, la recogida y el embalaje y el envío. Con ShipBob, puede dedicar menos tiempo a las tareas de administración de inventario, sin dejar de tener una visibilidad completa del proceso de cumplimiento.

Skubana se asocia con ShipBob y ofrece funciones avanzadas de gestión de inventario multicanal perpetua, como almacenamiento automático, informes de inventario y análisis potentes.

Diferencia entre el inventario perpetuo y el inventario físico

¿Es el inventario físico o perpetuo el mejor método para su negocio? Conocer la diferencia entre los métodos, cómo se comparan y cómo afectan sus procesos le ayudará a tomar la decisión correcta.

¿Cuál es la diferencia entre el inventario perpetuo y el inventario físico?

El inventario perpetuo rastrea y registra continuamente los artículos a medida que se agregan o se restan del inventario. Y realiza un seguimiento del costo de los bienes comprados y vendidos. El inventario físico utiliza un programa periódico para contar y registrar artículos manualmente y realizar un seguimiento del costo de lo que se compra y se vende.

¿Cuál es la diferencia entre el inventario perpetuo y el inventario físico?

¿Cómo se comparan el inventario físico y el perpetuo?

Tenga en cuenta que ni el inventario permanente ni físico elimina la necesidad de inspeccionar visualmente los artículos y asegurarse de que no estén dañados, estropeados o robados. Pero existen diferencias en la tecnología que necesitará, los datos que recibirá y el costo de los sistemas de administración de inventario.

Inventario perpetuo

Tecnología : es imposible realizar un seguimiento del inventario perpetuo de forma manual. Requiere automatización y hay software avanzado disponible para ayudarlo a hacerlo. Puede ingresar o escanear sus productos en el software.

Datos : proporciona una contabilidad en tiempo real de sus productos, donde sea que se encuentren en el proceso. Si los artículos se compran, venden, descartan o se trasladan a otra ubicación, los verá instantáneamente y comprenderá lo que sucedió. Cada transacción, cantidad y costo, se actualiza automáticamente.

Costo : según el tamaño de su empresa y la tecnología necesaria para realizar un seguimiento de su inventario, los costos de configuración varían de mínimos a altos.
Inventario físico

Tecnología : establecerá un cronograma para contar periódicamente cada artículo en el inventario y registrar los resultados. Puede crear un sistema de mantenimiento de registros. Pero el software de contabilidad fácil de usar está disponible para ingresar o escanear manualmente los artículos del inventario y su costo en el software.

Datos : consultará sus registros manuales o automatizados para comparar el inventario anterior y el existente. Puede elegir el detalle que desea rastrear a medida que los artículos se compran, venden, mueven o descartan. Si usa software de contabilidad, es fácil ejecutar informes y comparar datos.

Costo : si mantiene registros manuales, los costos de instalación son mínimos. Las tarifas por software o aplicaciones de contabilidad básica son mínimas a moderadas.

¿Cómo puede decidir qué método de inventario utilizar?

¿Qué factores pueden ayudarlo a decidir si el inventario físico o perpetuo es adecuado para su negocio?

Tamaño de inventario : el tamaño de su inventario determina cuánto tiempo lleva administrarlo. Es fácil contar un inventario pequeño manualmente, pero contar un inventario grande puede ser abrumador. Anticipe su crecimiento proyectado y planifique sus necesidades a largo plazo.

Ubicaciones comerciales : ¿su empresa tiene varias ubicaciones, tal vez con bienes intercambiados entre ellas? Sopese los pros y los contras de realizar un seguimiento físico de los artículos en cada sitio frente al uso de un inventario permanente con datos compartidos.

Volumen de transacciones : ¿su empresa es una startup o está establecida? Piense en la cantidad de sus transacciones diarias y la frecuencia con la que necesita acceder a los datos sobre compras, ventas y estado del inventario.

Presupuesto : calcula el costo de la mano de obra para los recuentos físicos periódicos frente a un sistema que proporciona datos perpetuos.

Ya sea que elija un inventario permanente o físico, no es necesario que lo mantenga estrictamente manual. Puede buscar en línea y encontrar una gran variedad de software y aplicaciones de contabilidad e inventario. Y los encontrará a diferentes costos para ajustarse a su presupuesto y ayudar a simplificar su proceso de seguimiento de inventario.

El software de gestión de inventario puede ayudar

Tener las mejores herramientas en su lugar es esencial para ayudar a su empresa a llegar a donde necesita estar. El software de gestión de inventario hace que mantenerse al tanto del inventario de todas las cosas sea realmente sencillo.

Conclusión

Un sistema de inventario permanente es la mejor opción para las empresas de comercio electrónico de rápido crecimiento. Un sistema de inventario periódico tiene una alta probabilidad de discrepancia y un control de existencias más débil . Con un sistema de inventario permanente, puede centralizar la gestión de inventario, optimizar los niveles de stock y mucho más.

La tecnología de cumplimiento de ShipBob viene con herramientas de administración de inventario integradas, que incluyen pronóstico de demanda , administración de pedidos y datos y análisis . Para obtener más información sobre cómo ShipBob puede respaldar su negocio de comercio electrónico, haga clic en el botón a continuación para solicitar información.

Preguntas frecuentes sobre el sistema de inventario permanente

El seguimiento de inventario es una parte importante de su negocio de comercio electrónico. Es clave para tener existencias disponibles para la venta y garantiza que mantendrá los COGS al mínimo. Un sistema de inventario perpetuo es el método más común utilizado por las empresas de comercio electrónico de rápido crecimiento.

1. ¿Qué es un sistema de inventario perpetuo?

Un sistema de inventario permanente es un método de inventario que rastrea los cambios en los niveles de existencias en tiempo real. Proporciona una descripción detallada del inventario disponible y los bienes vendidos.

2. ¿Cómo funciona un sistema de inventario perpetuo?

Con el uso de software de gestión de inventario, un sistema de inventario permanente rastrea los niveles de inventario y los pedidos en tiempo real y centraliza los datos en un solo lugar.

3. ¿Por qué las empresas utilizan sistemas de inventario perpetuo?

Un sistema de inventario perpetuo brinda a una empresa de comercio electrónico una vista precisa de los niveles de existencias en cualquier momento sin el proceso manual requerido para un sistema de inventario periódico. La automatización que proporciona un sistema de inventario permanente libera tiempo y capital.

4. ¿Cuál es la ventaja de un sistema de inventario permanente?

Un sistema de inventario permanente es más preciso que el sistema de inventario periódico menos avanzado. Tener un recuento de inventario más preciso en todo momento evita problemas de falta de existencias y exceso de existencias.

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