El inventario de recursos humanos se refiere a la técnica empleada para disponer de información sobre cada miembro de una empresa de manera organizada, es decir, una base de datos sobre ellos. Para ello, existen formatos de inventario de recursos humanos en los que se presentan los datos personales, las aptitudes, las características laborales del empleado, que suelen estar organizados en tablas.

Partes de los formatos de inventario de recurso humanos

Estas son las áreas incluidas en el inventario, que es para los recursos humanos, así que tenemos lo siguiente:

🌟 Datos generalesdel trabajador: Posibilitan tener la información individual y familiar asociada al trabajador, la cual permitirá tener una visión global del mismo en estos aspectos.

🌟 Experiencia laboral: permite saber el historial laboral del trabajador es de suma importancia ya que con esta información se puede construir un perfil sobre su desarrollo laboral.

🌟 Datos de salud: Consiste en tener un informe detallado y sus recaudos donde se refleja el estado de salud integral del trabajador.

🌟 Habilidades y destrezas: Aquí se reflejarán todas las habilidades y destrezas que posea el empleado, se encuentren relacionadas o no directamente con el cargo que ocupa el trabajador dentro de la organización.

🌟 Formación académica: Se refiere a toda la información concerniente al nivel de instrucción del empleado.

🌟 Desempeño laboral dentro de la empresa: En este elemento se incluyen los resultados de todas las evaluaciones de desempeño de su ejercicio laboral aplicadas al trabajador en cada uno de los cargos que haya ocupado dentro de la compañía.

🌟 Evaluación psicotécnica: Comprende la información que arrojan las pruebas actitudinales, de lógica y personalidad que conforman dichas evaluaciones.

Funciones de un inventario de recursos humanos

Las principales funciones de este inventario son las siguientes:

🌟 Tener un registro detallado de la información básica del personal que labora en una organización, con el fin de conocer el potencial humano con el que cuenta una empresa, permitiéndole así tomar decisiones que permitan utilizar efectivamente esos recursos.

🌟 Detectar candidatos para promocionar o justificar las necesidades de contratar nuevos trabajadores que refuercen la plantilla.

🌟 Establecer las evaluaciones de rendimiento y personalidad de los trabajadores.

🌟 Determinar cuántas personas permanecerán en su puesto y cuantas lo dejaran.

🌟 Definir mejor la escala retributiva de cada puesto, esto puede ser decisivo a la hora de ofrecer un aumento a un trabajador que lo merece por su cualificación y aptitudes.

🌟 Proporcionar las capacidades humanas necesarias para que la empresa siga avanzandoy desarrollar las habilidades y aptitudes de los trabajadores para que ofrezcan el máximo rendimiento en su puesto de trabajo.

Como crear un inventario de recurso humanos

Para elaborar un inventario de recursos humanos debe seguirse una serie de pasos que se detallan a continuación.

🌟 Conocer al personal: Es de suma importancia conocer al personal, ya que lo ideal es poder identificar la fortaleza del trabajador.

🌟 Recolección de la información: Esto se puede realizar mediante entrevistas individuales, cuestionarios, observación directa u Opinión de expertos.

🌟 Evaluación de la información: Los datos que se encuentran en el inventario son de gran valor a la hora de hacer una evaluación del trabajador.

Tipos de datos que se incluyen

El inventario de recursos humanos consiste en elaborar una base de datos lo más completa posible, acerca de cada uno de los empleados adscritos en una empresa, esta información incluye la fecha y lugar de nacimiento, edad, estado civil, numero, edades y ocupaciones de los hijos y conyugue, escolaridad, experiencia laboral, intereses profesionales y personales, además de sus metas y expectativas, entre otros.

Tipos de inventarios de recurso humanos

Existen diferentes tipos de inventarios de recurso humanos, los más resaltantes son los siguientes:

🌟 Tablas de dotación de personal: Son cuadros donde se indica el número de empleados en cada categoría y cargo. Las utilizan principalmente los ingenieros industriales, de manera conjunta con datos provenientes de los análisis de cargos y estudios de tiempo, a fin de establecer el tamaño laboral óptimo.

🌟 Inventarios de destrezas:Los inventarios de destrezas son una versión especializada de las tablas de dotación de personal, son un componente esencial de la planeación de los recursos humanos y dan información sobre el tipo y número de destrezas ofrecidos por los recursos humanos de la empresa.

🌟 Análisis de cargos:Es un proceso mediante el cual los planeadores reúnen y compendian información sobre todos los cargos en la empresa. La información proviene de entrevistas, observaciones, cuestionarios, conferencias de supervisión, listas de verificación, manuales, informes de estudios de tiempo, y organigramas.

Formato de inventario de recursos humanos en Excel

Estos formatos en Excel son los que más se ajustan a las necesidades de las empresas:

Formato de registro de evaluación de candidatos

Esta plantilla puede registrar la información de contacto del candidato, las preguntas y respuestas de la entrevista telefónica, el estado, los comentarios, los pasos a seguir y mucho más.

Registro de evaluación de candidatos

 

Formato de asistencia de empleados

Esta plantilla de asistencia se utiliza para documentar si cada empleado trabajó, tomó vacaciones, días personales o de enfermedad. También puede añadir pestañas para cada mes del año y así mantener todo el historial de asistencia de los empleados.

Formato de asistencia de empleados

 

Formato plantilla de evaluación del empleado

Esta plantilla se utiliza para documentar el rendimiento de los empleados frente a los objetivos establecidos, la evaluación del gerente por parte de los empleados y los planes de desarrollo profesional para el siguiente año.

Formato plantilla de evaluación del empleado

 

Formato horario de trabajo de los empleados

Puede utilizar esta plantilla para listar el horario de los empleados en un solo lugar y brindar una mirada rápida de la cobertura y hacer los ajustes necesarios.

Formato horario de trabajo de los empleados

 

Formato hoja de horas de los empleados

Esta plantilla le permitirá crear un archivo para cada uno de sus empleados y registrar el tiempo de forma diaria, semanal, quincenal y mensual.

Formato hoja de horas de los empleados

 

Formato plan de entrenamiento de los empleados

Con una plantilla de entrenamiento usted puede crear una lista de las actividades de formación, añadir detalles de las personas con las que el nuevo empleado debe trabajar para completar cada tarea, ingresar el estado de la actividad e incluir comentarios para el nuevo empleado y su jefe.

Formato plan de entrenamiento de los empleados

 

Formato calendario mensual de trabajo

Con esta sencilla plantilla de calendario mensual usted puede configurar pestañas individuales para cada mes, ingresar eventos importantes en el calendario y añadir notas para dar detalles de cada evento.

Formato calendario mensual de trabajo

 

Formato lista de chequeo del nuevo empleado

Utilice esta plantilla para la listar la documentación necesaria, llevar un registro de recolección, organizar los documentos y mantener a los gerentes informados.

Formato lista de chequeo del nuevo empleado

 

 

Formato recibo de pago

Utilice esta plantilla  para producir rápidamente los recibos de pago y para sus registros. Con fórmulas pre-construidas, usted solamente introduce los ingresos y las deducciones y los totales se calculan automáticamente.

Formato recibo de pago

 

Formato nómina salarial

Con una plantilla de nómina usted puede añadir fácilmente a cada periodo de pago los detalles de los empleados, salarios, horas extras, exenciones y más.

Formato nómina salarial

 

Formato de plantilla plan de reclutamiento

Esta plantilla le ayudará a organizar todos los detalles con columnas para los presupuestos, las metas, el estado y los comentarios.

Formato de plantilla plan de reclutamiento

 

Formato plan de transición

Utilice esta plantilla de plan de transición para que la persona que anteriormente estaba en esa posición pueda conectarse y entrenar al nuevo empleado. Ingrese tareas, objetivos, hipótesis, fechas de inicio, fechas finales final y más.

Formato plan de transición

 

Formato calendario de vacaciones

Utilice una plantilla de calendario de vacaciones para registrar cuándo los empleados estarán por fuera, cuántos días de vacaciones están tomando y los detalles para saber si se podrán contactar cuando estén fuera de la oficina.

Formato calendario de vacaciones

 

Formato calendario semanal de trabajo

Utilice una plantilla de calendario semanal para registrar las tareas semanales y organizarlas por día de la semana y hora del día.

Formato calendario semanal de trabajo

 

Formato calendario diario de trabajo

Esta plantilla de calendario de trabajo agiliza este proceso y proporciona una visión coherente para su equipo.

Formato calendario diario de trabajo

 

Formato para Gestión de recursos humanos en Excel

Excel es un gran aliado en la gestión del departamento de RRHH. Gracias a sus múltiples funciones es posible gestionar el personal de la empresa de manera eficiente, además controla los horarios de los empleados, crea turnos de trabajo, y  hace nóminas. Mediante Excel la empresa gestiona el control de presencia, ausencia y vacaciones de los trabajadores. Vídeo Tutorial

Gestión de recursos humanos en Excel

 

Formato de plantilla de personal de una empresa

El Formato de plantilla de personal de una empresa se realiza con el fin de organizar turnos de trabajo. Organizar los días de vacaciones, gestionar el personal para nuevos puestos y evaluar el trabajo del personal

Ficha de personal recursos humanos Excel

En las fichas de trabajadores  figuran todos los datos personales de cada persona, relacionados con su puesto de trabajo. El objetivo de estas fichas es el de recoger toda la información correspondiente al empleado y poder recurrir a ella si fuera necesario para realizar valoraciones.  En esta ficha del empleado Excel se encuentra una hoja con la ficha personal, en ella aparecen casillas para rellenar la información del trabajador, sus datos personales y la información relacionada con su puesto de trabajo.

Protección de datos de los inventarios de recurso humanos

La protección de datos  de los inventarios de recursos humanos es un derecho fundamental que busca proteger la intimidad y privacidad de las personas físicas frente a las vulneraciones que puedan producirse por la recogida, almacenamiento y uso indiscriminado de sus datos de carácter personal, por parte de las personas jurídicas. Esta protección es un tema que en los departamentos de RRHH deben cuidar, puesto que para realizar las gestiones más habituales, como selección, contratación, prevención de riesgos y nóminas  se recoge numerosos datos de carácter personal.

En conclusión un inventario de recursos humanos le permite planificar el futuro de sus empleados a corto, medio y largo plazo, porque sabe con relativa facilidad y rapidez cuántas personas permanecerán en su puesto y cuántas se irán. Por lo tanto los formatos de inventario de recursos humanos le da una idea más clara de los puestos y funciones que ocupan todos sus empleados y le permite identificar posibles necesidades de formación. Con un buen formato de inventario puedes lograr estabilidad laboral y financiera en la empresa.

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