El inventario es una lista detallada, ordenada y evaluada de los elementos que componen el patrimonio de una empresa o una persona en un momento dado.

En el pasado, los inventarios solían realizarse físicamente (en papel), pero hoy en día suelen mantenerse centralizados en bases de datos de toda una empresa.

Los inventarios son activos tangibles e intangibles, es decir, bienes muebles e inmuebles. Constituyen el flujo de negocios de una persona o empresa.

Estos bienes están destinados a la venta, de ahí el carácter de un comercio, o al consumo de bienes y/o servicios. Los inventarios se llevan a cabo durante un cierto período de tiempo.

Tipos de inventarios

Aunque lo inventarios no son iguales para todos los tipos de empresas u organizaciones, varían según el rubro y la particularidad de cada empresa.

Inventario físico

Consiste en comprobar el inventario de materiales, equipos, muebles e inmuebles pertenecientes a la empresa.

Debe realizarse al menos una vez al año para comprobar que las cantidades registradas en la base de datos corresponden a la cantidad física real en los almacenes.

Una vez que se conoce la cantidad física, debe registrarse en el sistema de contabilidad.

Cada activo de la empresa debe ser contado y contabilizado. Si es necesario, también debe ser pesado y medido.

Inventario de bienes intangiblesFormatos, Plantillas, Programas y Base de Datos para Inventarios

Hay bienes que no se pueden contar porque no son físicos; se llaman bienes inmateriales.

Como son intangibles, el activo y el pasivo circulante no se pueden contabilizar físicamente, deben registrarse en un inventario contable.

También se incluyen los saldos bancarios y las cuentas por cobrar y por pagar; además contiene lo que se conoce como «capital intelectual de una empresa«, es decir, los activos intangibles basados en el conocimiento de una empresa que tienen valor y pueden producirlo (patentes, programas informáticos y marcas comerciales).

Programas de inventario

El software de inventario o programa de inventario son programas diseñados para facilitar la gestión del inventario de una empresa, entendido como todos los elementos que componen sus activos.

Por lo tanto, puede ser utilizado por empresas de todos los sectores, independientemente de su tamaño, aunque es particularmente interesante para los que se dedican a la compra y venta.

Permite averiguar qué existencias están disponibles, dónde están almacenadas y qué bienes entran y salen.

Todo esto contribuye a una mejor planificación, mayor productividad y satisfacción del cliente. Por el ejemplo de una librería: con un programa así, se puede saber en cualquier momento cuántos títulos, y por lo tanto cuántos libros de cada título, están disponibles tanto en la tienda como en el comercio.

También puedes obtener una visión general de los libros vendidos descubriendo los libros favoritos de los clientes. De esta manera, la compra de nuevos libros se planifica precisamente para que estén siempre disponibles para los lectores.

Formatos para inventario

El formato de control de inventario es un documento de control que permite llevar registros detallados de las existencias de productos que se mantienen en cada unidad.

La información que contiene permitirá cuantificar y analizar los balances e inventarios a fin de adoptar normas y procedimientos para unificar los criterios contables y de gestión física de los productos y mantener un control adecuado de la gestión, custodia y administración de los mismos.

Además, proporcionar estados financieros fiables y oportunos que permitan la adopción de decisiones apropiadas.

Formatos, Plantillas, Programas y Base de Datos para Inventarios

Bases de datos para inventario

La creación de una base de datos de inventario proporciona una variedad de datos útiles que van mucho más allá de listar lo que tiene en stock.

Tener informes detallados de inventario le ayuda a detectar tendencias, mantener suministros adecuados y detectar problemas potenciales.

Las bases de datos para inventarios proporcionan informes de inventario que deben formar parte de sus herramientas de planificación habituales y no ser algo que se utilice sólo para los análisis mensuales o trimestrales de robos o pérdidas.

Beneficio de una base de datos de inventarios

Para maximizar el beneficio de una base de datos de inventarios, proporcionar una amplia variedad de información sobre el inventario.

Incluye la fecha en que se creó o compró y quién hizo el pedido. Incluya el costo de cada artículo, la ubicación de los almacenes donde está almacenado si tiene más de uno, el cliente específico o el lugar de distribución al que está destinado y su costo de envío. Si usó crédito para pagar el pedido o la producción, incluya el interés semanal o mensual que le cuesta el inventario.

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