Tablas dinámicas en Excel

Definición de la tabla dinámica

¿Qué es una tabla dinámica? Una tabla dinámica es una tabla que contiene datos resumidos de datos en muchas otras tablas creadas agregando, promediando, clasificando datos, incluida la agrupación de datos para que una tabla resumida sea más informativa y más fácil de leer.

Cuándo se necesita una tabla dinámica Debido a que la tabla dinámica proporciona información de resumen, la tabla dinámica se usa a menudo como un informe ejecutivo.

Por ejemplo, una empresa tiene cientos de miles de registros de ventas con detalles de ventas de miles de artículos, varias tiendas en varias provincias durante todo un año. No es posible que la dirección de la empresa solicite datos en forma de detalles que contengan cientos de miles de datos. La gerencia solo solicitará datos en forma resumida. Por ejemplo, datos de ventas de cada artículo para cada mes, datos de ventas de cada tienda cada mes o datos de ventas de cada artículo en cada provincia.

Las solicitudes de datos de resumen se pueden realizar mediante una tabla dinámica.

Condiciones de datos que deben prepararse

Antes de crear una tabla dinámica, los datos a utilizar deben cumplir varias condiciones.

• Asegúrese de que no haya filas, columnas o celdas vacías, todos los datos se utilizarán para formar la tabla dinámica. Si hay datos en blanco, es seguro que la tabla dinámica resultante no coincidirá.

La imagen de arriba es un ejemplo de datos que no se pueden usar para crear una tabla dinámica. Hay muchas celdas vacías.

Si los datos aún están desordenados, todavía hay muchas celdas en blanco, puede leer el siguiente artículo:

• Organizar datos rápidamente parte 2
• Organizar datos rápidamente parte 1

• Asegúrese de que los nombres de las columnas no sean iguales. Los nombres de las columnas se utilizan en el proceso de creación de tablas dinámicas. Los mismos nombres de columna no interrumpirán el proceso de creación de la tabla dinámica, pero habrá números adicionales 2,3,4, etc. para los mismos nombres de columna y eso nos lo dificulta.

La imagen de arriba es un ejemplo de datos con el mismo nombre de columna.

La imagen a continuación muestra que al crear la tabla dinámica, hay números adicionales en el mismo nombre de columna.

• Asegúrese de que no haya mergecell ya que esto confundirá a Excel para obtener datos de qué fila/columna. Cuando se fuerza, aparecen datos en blanco.

La imagen de arriba es un ejemplo de datos de celda combinados.

Cuando se fuerza, los resultados de la tabla dinámica serán los que se muestran a continuación. Hay datos “vacíos” para el trato C con la cantidad 31. Si vuelve a mirar la imagen de arriba, los datos para el trato C con la cantidad 31 son datos que tiene Mergecell.

Pasos para crear una tabla dinámica

Pasos para crear una tabla dinámica

Por ejemplo, hay datos como la imagen de abajo.

¿Cuál es la venta de cada artículo en cada tienda?

El nombre del artículo está en la columna C, el nombre de la tienda está en la columna E y la cantidad de ventas está en la columna D. Todos los datos necesarios están en su lugar y listos para crear una tabla dinámica.

Paso 1

El bloque de datos para el que se creará la tabla dinámica. Los datos requeridos están en el rango A1:F22.

paso 2

Haga clic en el menú Tabla dinámica en la pestaña Insertar, Tablas de grupo. Aparecerá un cuadro de diálogo como se muestra a continuación.

paso 3

Especifique la ubicación de los datos sin procesar que se usarán para la tabla dinámica. Hay 2 opciones, a saber, la tabla/rango que está en la hoja de trabajo o podrían ser datos en otra base de datos para los que necesitamos crear una “conexión”.

La sección Tabla/Rango se completa automáticamente con la dirección del rango creado en el primer paso. Si el primer paso se salta o es incorrecto, esto se puede corregir en este tercer paso.

etapa 4

Determine la ubicación de la tabla dinámica que se creará. Hay 2 opciones, en una nueva hoja de cálculo o en la misma hoja de cálculo que los datos sin procesar. Primero seleccione “Nueva hoja de trabajo”.

Luego haga clic en Aceptar. El menú de la tabla dinámica aparecerá como se muestra a continuación. Estos son los pasos para crear una tabla dinámica deseada.

Hay 5 partes a considerar.

Qué columna se incluirá en la tabla dinámica, qué columna se incluirá en el área de filtro, columnas, filas y valores.

Paso #5

Determine qué columnas se utilizan en la tabla dinámica. La tabla dinámica que se creará es una tabla dinámica que muestra los datos de ventas de cada artículo en cada tienda. Significa que se necesitan 3 datos, a saber, los datos del nombre del artículo, el nombre de la tienda y la cantidad como datos de ventas.

Marque “Nombre”, “Cantidad” y “Tienda”.

Los datos que no están en forma de números completan automáticamente la sección “FILAS” y los datos en forma de números completan la sección “VALORES”.

El resultado es como la imagen de arriba. Ventas de cada artículo, cada tienda. Si no le gusta el diseño como en la imagen de arriba, puede cambiarlo, por ejemplo, el nombre de la tienda se mueve de una fila a una columna.

Haga clic en el triángulo negro a la derecha de los datos comerciales en la sección VALORES, luego seleccione Mover a etiqueta de columna.

El resultado es como la imagen de abajo.

Otra forma es hacer clic y arrastrar los datos en las cuatro secciones (Filtro, Fila, Columna y Valores).

Otras preguntas

Con los mismos datos. Cuál es la venta de cada artículo, cada ciudad en cada tienda. Esta pregunta es similar a la pregunta anterior. La diferencia es la adición de datos de nombres de ciudades.

Para crear una tabla dinámica, los pasos 1 a 4 son los mismos, la diferencia está en el quinto paso. Para diseñar la tabla dinámica que desea, simplemente cambie qué datos se colocan en la sección “FILAS” y cuáles se colocan en la sección “COLUMNAS”.

La imagen de arriba muestra los datos de la ciudad colocados en la sección “ROWS”

La imagen de arriba muestra los datos de la ciudad colocados en la sección “COLUMNAS”

La imagen de arriba muestra que los datos de la ciudad se colocan en la sección “FILTRO”. Al colocar los datos en la sección de filtro, podemos mostrar los datos de ventas según el filtro aplicado.

Por ejemplo, los datos de la ciudad se colocan en un filtro para que los datos de ventas de cada artículo en cada tienda solo se muestren para la ciudad de Surabaya.

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